Beleid bescherming persoonsgegevens

We besteden bijzondere aandacht aan de bescherming van persoonsgegevens en het respecteren van de privacy van onze klanten en potentiële klanten, bezoekers van onze website www.notairegeubelle.be en andere mensen die we tijdens onze activiteiten ontmoeten.

Het kantoor verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met bijzondere zorg en transparantie te beschermen en te verwerken, in strikte overeenstemming met de privacywetgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna “GDPR”) en de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021 waarin bepaalde procedures worden gespecificeerd voor de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (GDPR) voor notarissen (hierna “Gedragscode”).

Door middel van dit beleid voor de bescherming van persoonsgegevens willen wij u meer uitleggen over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij bewaren. Dit beleid geeft antwoord op de volgende vragen:

Wie is de gegevensbeheerder?

L'Etude notariale Benoît GEUBELLE traite des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.

L’Etude notariale Benoît GEUBELLE située à Rue du Commerce, 124/1 à 1000 Bruxelles, avec le numéro d'entreprise 0740.962.610, agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel effectué au sein de l'étude (ci-après "l'étude").

Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

Waarom worden uw persoonlijke gegevens verwerkt?

Doeleinden - De studie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met als voornaamste doel de juridische zekerheid van transacties te waarborgen waarvan de notaris de authenticiteit garandeert, evenals voor het beheer van de dossiers die aan de notaris zijn toevertrouwd.

Bovendien zijn de verwerkingshandelingen noodzakelijk voor het uitvoeren van andere belangrijke taken en doelstellingen, namelijk:

het beheer van de dossiers van het notariskantoor, met inbegrip van de verwerking voor en na de tenuitvoerlegging van een authentieke akte, zoals de noodzakelijke opzoekingen en verificaties, alsmede elke andere verwerking die nodig is voor de vervulling van de taken van de notaris als openbaar ambtenaar en de opdrachten die hem door het publiek zijn toevertrouwd;
administratief beheer en controle van de dossiers van de burgers, met inbegrip van facturering en boekhouding ;
de nodige verificaties en controles uit te voeren in overeenstemming met de wetgeving inzake de strijd tegen het witwassen van geld;
de navigatie op de website optimaliseren met behulp van cookies;
de gebruiksvriendelijkheid en dienstverlening verbeteren aan de hand van feedback van burgers en statistische analyses van de activiteiten en diensten van het onderzoek met behulp van software ;
het verbeteren van de kwaliteit van de activiteiten van het bedrijf bij het voorbereiden van de akten en documenten die notarissen nodig hebben om hun taken als openbaar ambtenaar uit te voeren, door het gebruik van kunstmatige intelligentiesystemen met een laag risico.

Wat is de wettelijke basis voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens?

Rechtmatigheid - De verwerking van persoonsgegevens door een notaris wordt als rechtmatig beschouwd wanneer dit in de meeste gevallen noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de notaris is onderworpen of noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang waarmee de met de zaak belaste notaris binnen het kantoor is belast.

Persoonsgegevens worden door de studie verwerkt op basis van, maar niet beperkt tot, de volgende wetgeving:

De wet van 25 Ventôse An XI houdende de organisatie van het notariaat;
De wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten.

Daarnaast kan de rechtmatigheid van de verwerking ook gebaseerd zijn op het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke, zoals in het geval van het verbeteren van de klanttevredenheid.

Tot slot kan de rechtmatigheid van de verwerking gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer niet-functionele cookies worden gebruikt op de studiewebsite.

Welke persoonsgegevens worden door het onderzoek verwerkt?

Afhankelijk van de diensten die u gebruikt, kan de studie de volgende persoonsgegevens verwerken:

identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, nationaal registratienummer, geboorteplaats en -datum, nationaliteit, kopie van identiteitskaart en/of paspoort, enz;)
contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummer, enz.);
Betalingsgegevens: bankrekeningnummer en alle andere gegevens die nodig zijn om betalingen te verwerken en fraude te voorkomen, evenals alle relevante factuurgegevens;
gegevens met betrekking tot handelingsbekwaamheid ;
gegevens met betrekking tot beroepsactiviteiten ;
gegevens met betrekking tot binnen de onderneming verrichte handelingen ;
gegevens met betrekking tot je familiale, sociale, fiscale of andere omstandigheden die de notaris moet verzamelen uit officiële bronnen en administraties over jou;
gegevens met betrekking tot de kwaliteit/tevredenheid van de geleverde diensten ;

Wat zijn de informatiebronnen?

Als openbaar ambtenaar moet de notaris persoonlijke gegevens over jou verzamelen en gebruiken om zijn activiteiten uit te voeren.

Uw persoonlijke gegevens zijn afkomstig van :

uzelf of uw wettelijke vertegenwoordiger ;
authentieke gegevensbronnen die strikt gereglementeerd zijn door specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Centraal Erfenisregister, het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijkscontracten, enz;
officiële instanties die gemachtigd zijn gegevens aan notarissen te verstrekken in het kader van hun openbare taken;

Aan wie mogen uw persoonlijke gegevens worden meegedeeld?

De persoonsgegevens die door de studie worden verwerkt, kunnen aan derden (“ontvangers”) worden meegedeeld, afhankelijk van de context van de verwerking, en in het bijzonder :

aan wettelijk bevoegde partners, zoals overheidsdiensten en notariële instellingen, voor de opslag van afschriften van akten en hun metadata in het kader van elektronische registratie en voor de inschrijving van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bijv. het Centraal register van huwelijkscontracten, het Centraal register van volmachtcontracten, het Centraal register van verklaringen inzake de benoeming van een bewindvoerder of een vertrouwenspersoon, enz;)
aan de Fédération Royale du Notariat belge vzw, met betrekking tot gegevens over onroerende goederen, voor opname in een notariële databank, die tot doel heeft statistieken op te stellen en notarissen in staat te stellen de waarde van onroerende goederen te schatten in het kader van de uitoefening van hun functie;
de Provinciale Kamer van Notarissen die bij uw zaak betrokken is en/of de Nationale Kamer van Notarissen (bijv. in het kader van hun boekhoudkundige controletaken of als onderdeel van de preventie en bestrijding van het witwassen van geld);
andere notarissen die bij je zaak betrokken zijn (bijvoorbeeld in verband met de verkoop van onroerend goed);
het Staatsarchief voor het bewaren van dossiers, notulen en testamenten;
de banken die betrokken zijn bij uw zaak;
de registeraccountant/fiscalist die de boekhouding van het bedrijf beheert;
onderaannemers voor het beheer en de continuïteit van het onderzoek, zoals softwareleveranciers voor het opstellen van documenten.

De website kan cookies gebruiken om het surfen op de site te personaliseren en te vergemakkelijken. Gebruikers kunnen hun browser zo instellen dat ze hiervan op de hoogte worden gesteld en dat ze de installatie van cookies die we hen toesturen, kunnen weigeren.

Wie zijn de onderaannemers van het onderzoek?

Een verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat persoonsgegevens verwerkt namens de studie.

Het onderzoek maakt met name gebruik van de volgende categorieën onderaannemers:

hardwareleverancier ;
softwareleveranciers, bijvoorbeeld voor records management en boekhouding;
server/back-up leverancier ;
leverancier van vernietigingsdiensten voor papieren documenten ;
Consultant of externe medewerker ;
enz.

Worden uw persoonlijke gegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

In principe worden uw persoonlijke gegevens niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (hierna “EER” genoemd).

In het geval dat uw persoonlijke gegevens desondanks worden doorgegeven naar landen buiten de EER en de Europese Commissie van mening is dat het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven geen passend beschermingsniveau biedt, zal de studie zich inspannen om uw persoonlijke gegevens te beschermen door aanvullende garanties te bieden (bijv. door standaard contractuele clausules aan te gaan die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, door bindende bedrijfsregels aan te nemen, etc.).

Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens bewaard?

In overeenstemming met het principe van de beperking van de opslag van persoonsgegevens mogen de hierboven genoemde gegevens slechts zo lang worden opgeslagen als nodig is om het beoogde doel te bereiken, in overeenstemming met de specifiek toepasselijke wetgeving en de verjaringstermijnen voor commerciële en persoonlijke claims. De bewaartermijnen hieronder komen overeen met de bewaartermijnen die zijn aangegeven in het register van verwerkingsactiviteiten van het onderzoek.

De bewaartermijnen variëren naargelang de aard van de documenten in kwestie:

de cliëntendossiers van burgers worden bewaard zolang de burger niet van notaris is veranderd, en worden bewaard gedurende maximaal het leven van de burger om adviesdiensten te kunnen verlenen (in overeenstemming met artikel 9 van de wet Ventôse An XI houdende de organisatie van het notariaat);
Dossiers worden tot 30 jaar na sluiting bewaard voor bewijsdoeleinden (in overeenstemming met artikel 3.27 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek);
de notulen worden bewaard tot 50 of 75 jaar na de ondertekening van de akte en worden daarna overgebracht naar de staatsarchieven (in overeenstemming met artikel 62 van de wet Ventôse An XI over de organisatie van het notariaat);
de boeken (boekhouding) worden bewaard tot 10 jaar na het einde van het boekjaar (in overeenstemming met artikel 33 van de wet Ventôse An XI betreffende de organisatie van het notariaat);
rekeningafschriften worden bewaard tot 10 jaar na het einde van het betreffende boekjaar (in overeenstemming met artikel 33 van de wet Ventôse An XI betreffende de organisatie van het notariaat);
persoonsgegevens die onder de witwaswet vallen, worden gewist na een bewaartermijn van 10 jaar (overeenkomstig artikel 60 en artikel 62, lid 1, van de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten) ;
Persoonlijke gegevens die worden verwerkt voor het beheer van de website worden bewaard zolang als nodig is om het beoogde doel te bereiken;
persoonsgegevens die met behulp van kunstmatige intelligentiesoftware zijn verwerkt, worden niet langer door deze technologieën verwerkt zodra uw dossier door het onderzoek is gesloten.

Comment la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles sont-elles garanties ?

L'étude prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque. En outre, l’étude veille à adopter les mesures de sécurité pour le traitement des données à caractère personnel énoncées dans le Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021.

Des mesures de sécurité sont prises pour empêcher la perte, la destruction, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.

L’étude notariale veille notamment à ce que :

l'accès aux locaux contenant des supports de données soit réservé aux personnes autorisées ;
l'environnement du serveur soit correctement sécurisé ;
les données à caractère personnel soient conservées et détruites en toute sécurité ;
un accès sécurisé aux données nécessaires pour atteindre la finalité poursuivie soit fourni aux employés et aux sous-traitants ;
une procédure de notification de toute violation de données à caractère personnel applicable à tous les membres de l’étude soit mise en place ;
une procédure de gestion des droits des personnes concernées applicable à tous les membres de l'étude soit mise en place ;
une politique de sécurité de l'information accessible à tous les membres de l'étude soit mise en place ;
il existe une politique de sensibilisation au RGPD pour les membres de l'étude ;
des mesures de sécurité techniques, telles que des pare-feu, des logiciels antivirus et des mises à jour de sécurité régulières, soit appliquées.

L'étude a, conformément à l'article 28 du RGPD et à l'article 2 du Code de déontologie de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021, signé un contrat de sous-traitance avec les différents sous-traitants auxquels elle fait appel.

Quels sont vos droits ?

En vertu du RGPD, vous disposez, en tant que personne concernée par le traitement de vos données à caractère personnel par l'étude, de plusieurs droits.

Ainsi, vous avez, suivant les circonstances et, sous réserve du respect de ses obligations légales et l’accomplissement de ses missions d’intérêt public par le responsable du traitement, les droits suivants :

Droit à l’information : vous avez le droit de connaître, entre autres, les données à caractère personnel que l'étude traite à votre sujet, les finalités de ce traitement, la durée de conservation de ces données, etc. ;
Droit d'accès : vous avez le droit de consulter et d’obtenir communication des données à caractère personnel vous concernant détenues et traitées par l’étude ;
Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes vous concernant ;
Droit à l'effacement : vous avez le droit de demander la destruction de vos données à caractère personnel traitées par l’étude ;
Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple si vous contestez l'exactitude des données ;
Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un tiers ;
Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par l’étude notariale.

Vous pouvez exercer vos droits directement auprès de l'étude par e-mail info@notairegeubelle.be ou par lettre Rue du Commerce, 124/1 à 1000 Bruxelles

Enfin, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés conformément au RGPD, vous êtes habilité à introduire une réclamation ou déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données :

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Tel : + 32(0)2 274 48 00

Site web https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

Modifications de la politique de protection des données à caractère personnel

Notaire Geubelle peut à tout moment apporter, pour quelque raison, des corrections, des modifications ou des ajouts à la Politique de protection des données à caractère personnel.

La dernière mise à jour de la Politique de protection des données à caractère personnel date de janvier 2025.

Coordonnées de contact

Nous vous remercions d’adresser vos questions, commentaires et demandes concernant la Politique de protection des données à caractère personnel à :

Notaire Benoît GEUBELLE

Numéro d’entreprise : 0740.962.610

Adresse : Rue du Commerce, 124/1, 1000 Bruxelles

Email : info@notairegeubelle.be